Von April bis Juni dieses Jahres liefen bei mir drei Kundenprojekte gleichzeitig.
Das war nicht geplant. Zwei Projekte hatte ich bereits und eigentlich war der Rhythmus gut durchdacht mit genügend Puffer zwischen den Phasen. Die meisten meiner Kundenprojekte haben diese Phasen: Briefing-Analyse, Scribbles, Gestaltung, Überarbeitungsrunden. Zwischen diesen Phasen liegen Momente, in denen der Ball beim Kunden liegt. Während ein Kunde meine ersten Entwürfe prüft, kann ich am anderen Projekt weiterarbeiten. So sollte es laufen.
Dann verzögerte sich eines um zwei Wochen. Aus dem geplanten Wechsel wurde echte Parallelität. Und dann bekam ich den Zuschlag für ein drittes Projekt, das ebenfalls zeitnah fertig werden sollte.
In dem Moment wusste ich: Wenn ich das ohne guten Plan angehe, fällt irgendetwas hinten runter. Marketing. Akquise. Oder Qualität. Keine dieser Optionen war attraktiv.
Was mir dann geholfen hat, war das Vorgehen, das sich bereits vor zwei Jahren für meinen Arbeitsalltag etabliert hatte – und das jetzt, als es richtig eng wurde, erneut bewiesen hat, was es kann.
Das Wichtigste in Kürze
- Drei parallele Projekte brauchen einen klaren Plan, sonst fällt Marketing, Akquise oder Qualität hinten runter.
- Time Boxing bedeutet feste Blöcke für verschiedene Aufgabentypen. Keine starren Uhrzeiten, sondern eine Struktur, die flexibel bleibt.
- Kundenprojekte haben immer Vorrang. Andere Blöcke werden verschoben, nicht gestrichen.
- Ein fester Akquise-Block verhindert, dass Akquise in intensiven Phasen komplett wegfällt.
- Der Plan schützt nicht nur das Marketing, er schützt auch die Konzentration auf die Projektarbeit selbst.
Wie ich meine Woche einteile: feste Blöcke statt offener Liste
Kundenprojekte haben bei mir immer Vorrang. Das klingt selbstverständlich, aber ist manchmal im Alltag gar nicht so einfach, wenn alles gleich wichtig zu sein scheint. Hier muss ein Entwurf angefertigt werden, dort müssen Korrekturen zurückgeschickt werden. Gleichzeitig wartet ein Blog-Entwurf, Postings wollen eingeplant werden und Akquise steht auch schon länger auf der Liste.
Das Problem dabei ist nicht nur die Zeit. Es ist der Wechsel zwischen grundverschiedenen Arbeitsweisen. Projektarbeit ist konzentriert und tief. Ich sitze über einem Briefing, denke mich in eine Zielgruppe ein, suche die richtige visuelle Sprache. Marketing ist anders: reflektierend, auf Abstand, mit Blick von außen auf die eigene Arbeit. Beide brauchen Kopf. Aber nicht denselben Kopf zur selben Zeit.
Meine Lösung dafür ist am Ende sehr simpel: ein Stundenplan für die Woche.
Fachleute nennen das Time Boxing oder Calendar Blocking. Ich denke lieber in konkreten Blöcken. Montags schreibe ich meinen Blogbeitrag – wenn nichts Dringendes anliegt, am Vormittag. Sonst kommt zuerst der Kundenauftrag, und der Blog wandert auf den Nachmittag. Veröffentlicht wird der Beitrag je nach Fertigstellung am Dienstag oder Mittwoch. Die Social-Media-Texte leite ich vom Beitrag ab, ebenfalls in diesem Fenster. Donnerstags gehen die Posts raus: LinkedIn am Morgen, Instagram am Vormittag oder, wenn viel los ist, am Nachmittag.
Einen eigenen festen Block habe ich auch für Akquise reserviert. Denn wenn Akquise keinen festen Platz hat, fällt sie meiner Erfahrung nach als erstes weg. Besonders dann, wenn es viel zu tun gibt.
Was in der Intensivphase wirklich passiert ist
Von Mai bis Juli verschob sich einiges. Wenn drei Projekte parallel laufen und alle ihre Phasen haben – Briefing-Analyse, Scribbles, Wireframe, Überarbeitungsrunden – dann braucht jeder Tag eine klare Entscheidung: Was ist heute dran?
Ich habe mir genau überlegt, wie lange ich voraussichtlich für die einzelnen Arbeitsschritte brauche. Bei manchen Schritten half mir die Erfahrung, bei anderen gab das vorgesehene Budget einen zeitlichen Rahmen vor.
Die Blöcke für Marketing und Akquise blieben, aber ich rückte sie. Marketing-Texte schrieb ich, wann immer ein Fenster aufging, manchmal am späten Nachmittag statt morgens. Die Akquise fiel in diesen Wochen tatsächlich geringer aus als sonst. Aber sie verschwand nicht ganz, weil der Block im Kalender stand. Hätte ich keinen festen Platz dafür gehabt, wäre sie in dieser Phase gar nicht vorgekommen. So blieb sie zumindest auf einem Minimum.
Und die Projekte selbst? Die haben nicht gelitten. Genau das war für mich die eigentliche Erkenntnis dieser Phase. Der Plan schützte nicht nur mein Marketing, er schützte auch die Qualität der Arbeit. Wenn ich morgens weiß, dass der Nachmittag für ein bestimmtes Projekt reserviert ist, kann ich mich vormittags ungeteilter auf das andere konzentrieren. Stichwort Mental Load. Es ist alles eingeplant.
Was ich daraus mitgenommen habe
Ob ich nochmal drei Projekte dieser Art gleichzeitig annehmen werde, kann ich nicht sagen. Wahrscheinlich schon, wenn es wieder so schöne Projekte sind wie dieses Mal. Was ich aber auf jeden Fall sicher sagen kann, ist, dass ich das Vorgehen beibehalte.
Weil ich am Ende der Woche weiß, was ich getan habe. Und weil ich morgens weiß, womit ich anfange.
Wie strukturierst du deine Projektwochen – arbeitest du mit festen Blöcken oder eher nach dem, was gerade anliegt? Ich bin neugierig, wie andere das lösen.
Wenn du regelmäßig Einblicke in meinen Prozess und meine Gedanken rund ums Visualisieren von Wissen lesen möchtest, schau dich gerne noch ein wenig auf meinem Blog um. Und wenn du wissen möchtest, wie eine Zusammenarbeit mit mir konkret aussieht: Schreib mir gerne.
Häufige Fragen
Was ist Time Boxing und wie setze ich es um?
Time Boxing bedeutet, dass du bestimmten Aufgaben feste Zeitfenster in der Woche zuweist – nicht nach Tagesform, sondern nach Plan. Du entscheidest im Voraus: Montags schreibe ich, donnerstags poste ich, freitags mache ich Akquise. Was innerhalb des Blocks passiert, kann flexibel bleiben. Der Block selbst bleibt.
Was mache ich, wenn ein dringendes Projekt meinen Plan durcheinanderbringt?
Der Kundenauftrag kommt zuerst. Die anderen Blöcke werden verschoben, nicht gestrichen. Marketing-Texte wandern auf den Nachmittag statt den Vormittag, Akquise fällt vielleicht kürzer aus. Aber sie fällt nicht weg, weil sie im Kalender steht. Die Struktur gibt dir Orientierung, auch wenn du sie anpassen musst.
Wie viele Projekte kann ich als Freelancerin gleichzeitig bearbeiten?
Das hängt stark von den Projektphasen ab. Kundenprojekte haben Wartephasen: Während ein Kunde meinen Entwurf prüft, kann ich am nächsten arbeiten. Das ermöglicht Parallelität, ohne dass alles gleichzeitig auf meinem Tisch liegt. Drei gleichzeitige Projekte in aktiver Phase – wie in meinem Beispiel – sind möglich, brauchen aber einen sehr klaren Plan.
Warum brauche ich einen eigenen Block für Akquise?
Weil Akquise keine Dringlichkeit hat und deshalb immer warten kann. Wenn sie keinen festen Platz hat, schiebt man sie vor sich her, besonders in vollen Phasen. Ein eigener Kalenderblock macht sie genauso verbindlich wie einen Kundentermin. Nicht weil man es muss, sondern weil man sonst in ruhigen Phasen keine neuen Projekte hat.
